Politique de confidentialité

Saplic est une plateforme d’emploi et de gestion du personnel. Ce document explique quelles données personnelles nous traitons, à quelles fins, avec qui nous les partageons et ce que vous pouvez faire à ce sujet. Il est rédigé pour être compris sans être juriste.

Il s’applique à tout ce que nous proposons aujourd’hui : le site public d’offres d’emploi, le module de recrutement (ATS) qu’utilisent les entreprises, les évaluations de candidats.

Si quelque chose n’est pas clair, écrivez-nous à [email protected]. Nous préférons l’expliquer plutôt que de vous laisser dans le doute.

Le responsable du traitement des données saisies directement dans Saplic est :

Il existe un cas où Saplic n’est pas le responsable du traitement : les CV qu’une entreprise charge dans son ATS au sujet de personnes qui ne sont pas utilisatrices de Saplic. Dans ce cas, le responsable est l’entreprise et nous agissons en tant que sous-traitant. C’est expliqué dans la section CV de tiers chargés par des entreprises.

Saplic est présent dans 59 pays. Selon l’endroit où vous vous trouvez, des cadres différents vous protègent. Nous reconnaissons expressément les suivants et appliquons, dans chaque cas, celui qui vous protège le mieux :

Quatre exigences du RGPD que nous respectons

• Base légale explicite pour chaque finalité. Chaque usage que nous faisons de vos données repose sur une base légale déclarée. Elle figure dans le tableau de la section À quoi elles servent.
• Délai de réponse de 30 jours. Nous répondons à toute demande d’exercice de droits dans les 30 jours calendaires suivant sa réception. Si le cas est complexe et que nous avons besoin de plus de temps, nous vous le disons dans ce même délai et nous vous expliquons pourquoi.
• Portabilité effective. Si vous le demandez, nous vous remettons vos données dans un fichier structuré et lisible par machine (JSON ou CSV), et non dans un PDF ou des captures d’écran.
• Pas de décisions automatisées. Saplic ne prend aucune décision vous affectant de manière juridique ou significative sur la seule base d’un traitement automatisé. Ni le résultat d’une évaluation ni aucun score interne n’écarte qui que ce soit à lui seul : c’est une personne de l’entreprise qui recrute qui décide. Voir Évaluations de candidats.

Si vous êtes dans l’UE, au Brésil ou en Afrique du Sud et que vous estimez que nous n’avons pas bien traité votre demande, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays. Écrivez-nous d’abord si vous le pouvez : cela se règle presque toujours plus vite.

Si vous cherchez un emploi

• Compte : nom et prénoms, adresse e-mail, téléphone et pays. Si vous vous connectez avec Google ou Facebook, nous recevons de leur part votre nom, votre e-mail et votre photo de profil ; jamais votre mot de passe.
• Profil professionnel : CV, expérience professionnelle, formation, compétences, prétentions salariales et disponibilité. C’est vous qui le saisissez et vous pouvez le supprimer.
• Activité : offres auxquelles vous avez postulé, offres enregistrées, alertes emploi et messages échangés avec des entreprises.
• Données techniques : adresse IP, navigateur et système d’exploitation, pages consultées, date et heure.

Si vous êtes une entreprise

• Compte et entreprise : nom commercial, identifiant fiscal, adresse, téléphone, e-mail, secteur d’activité et logo.
• Utilisateurs : nom, e-mail et rôle de chaque personne que vous ajoutez au compte.
• Offres et processus : ce que vous publiez et la progression de vos candidats dans l’ATS.
• Paiements : registre des transactions.

Si vous avez été invité à une évaluation

C’est détaillé dans la section Évaluations de candidats. Il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Saplic.

Ce que nous ne collectons pas

Nous ne demandons ni ne souhaitons de données relatives à la santé, à l’origine ethnique, à la religion, à l’appartenance politique ou syndicale, à la vie sexuelle ou aux antécédents judiciaires. Si une entreprise en saisit dans un champ libre, elle le fait de sa propre initiative et sous sa responsabilité, à l’encontre de ce que nous lui demandons.

Chaque finalité a sa base légale déclarée. Voici le tableau complet :

Lorsque la base est le consentement, vous pouvez le retirer quand vous le souhaitez et sans avoir à vous justifier ; cela n’affecte pas ce que nous avons fait avant ce retrait. Lorsque la base est l’intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer et nous examinons le cas.

Nous ne vendons pas vos données. Jamais. Nous ne les cédons pas non plus à des tiers pour qu’ils vous adressent de la publicité.

Le module de recrutement permet à une entreprise de charger les CV de personnes qui n’ont pas de compte Saplic : des CV reçus par WhatsApp, par e-mail, par recommandation ou sur papier. Cette section explique exactement ce qu’il advient de ces données, car c’est la situation où l’on perd le plus facilement la trace de qui en répond.

Qui répond de ces données

Dans ce cas, l’entreprise est le responsable du traitement et Saplic est uniquement le sous-traitant. Nous stockons et traitons ces CV en suivant les instructions de l’entreprise ; nous ne décidons pas de ce qui en est fait.

C’est à l’entreprise de disposer d’une base légale pour avoir collecté ce CV — en général le consentement de la personne qui l’a envoyé pour un processus précis — et c’est à elle d’informer cette personne que ses données sont traitées. En utilisant le module, l’entreprise déclare qu’elle respecte ces obligations.

Ce que Saplic en fait

• Il les stocke. Le fichier est conservé dans Azure Blob Storage, dans un conteneur privé : il n’est pas accessible par une URL publique ni indexable par les moteurs de recherche. Il n’est servi qu’aux utilisateurs authentifiés de l’entreprise propriétaire.
• Il ne les utilise pas à d’autres fins. Ils n’alimentent pas de modèles, ne servent pas à la publicité ni à constituer une base de candidats de Saplic.
• Il ne les partage pas entre entreprises. Chaque compte ne voit que ses propres candidats. Un CV chargé par une entreprise n’apparaît jamais dans l’ATS d’une autre, même si la même personne a été chargée par les deux.
• Il ne les publie pas. Ces candidats ne font pas partie du site public d’offres d’emploi et n’ont pas de profil visible sur saplic.com.

Si votre CV s’y trouve et que vous ne vous êtes jamais inscrit

Vous pouvez exercer vos droits de la même manière, sans créer de compte. Il y a deux voies, et les deux fonctionnent :

1. Écrire à l’entreprise qui détient votre CV. C’est elle le responsable du traitement et c’est elle qui peut le supprimer directement depuis son espace.
2. Nous écrire à [email protected] avec l’objet « CV chargé par une entreprise ». Nous avons besoin de votre nom complet et de l’e-mail ou du téléphone figurant sur le CV pour pouvoir le retrouver. Si vous savez quelle entreprise le détient, dites-le : cela accélère tout.

Si vous nous écrivez, nous faisons deux choses dans les 30 jours : nous vous confirmons si nous avons trouvé des données vous concernant et nous transmettons votre demande à l’entreprise responsable. Lorsqu’il s’agit d’une demande de suppression et que l’entreprise ne répond pas dans un délai raisonnable, nous supprimons le fichier quand même : nous ne conserverons pas le CV de quelqu’un qui a demandé sa suppression.

Durée de conservation

• Tant que l’entreprise conserve le candidat dans son ATS et que son compte est actif.
• Si l’entreprise ferme son compte, ses candidats et les fichiers associés sont supprimés dans les 90 jours qui suivent. Ce délai existe pour pouvoir annuler une fermeture faite par erreur ; passé ce délai, la suppression est définitive et il n’existe aucune copie récupérable.
• Si la personne demande la suppression, celle-ci est effectuée sans attendre aucun délai.

Une entreprise peut vous inviter à passer une évaluation dans le cadre d’un processus de sélection. Vous recevez un lien unique par e-mail ou par WhatsApp. Vous n’avez pas besoin d’avoir un compte Saplic pour la passer.

Quelles données sont recueillies

• Vos réponses à chaque question.
• Les durées : quand vous avez commencé, quand vous avez terminé et combien de temps vous avez mis. L’horloge est tenue par notre serveur.
• Votre adresse IP et l’identifiant de votre navigateur (user-agent), au début et à la fin.
• Le résultat : score obtenu sur le maximum, pourcentage, réponses correctes, incorrectes et omises, et si l’épreuve s’est terminée à l’expiration du temps.
• La date et la version de la présente politique que vous avez acceptée avant de commencer.

L’adresse IP et le user-agent sont enregistrés pour une seule raison : attester que l’épreuve a été passée par une même session du début à la fin. Ils ne servent ni à établir votre profil ni à vous localiser.

Qui voit le résultat

Uniquement le personnel autorisé de l’entreprise qui vous a invité, dans son propre ATS. Aucune autre entreprise ne le voit. Saplic ne le publie pas et ne l’utilise pas à d’autres fins. Si l’entreprise a activé l’option correspondante, vous voyez vous aussi votre résultat à la fin.

Vos droits sur l’évaluation

Vous pouvez demander l’accès à votre résultat même si vous n’avez pas de compte Saplic. Écrivez-nous à [email protected] depuis l’adresse e-mail à laquelle vous avez reçu l’invitation, ou en indiquant le téléphone auquel elle vous a été envoyée, et nous vous le remettons dans les 30 jours. Il en va de même pour en demander la rectification ou la suppression.

Durée de conservation

• Invitations, réponses et résultats : pendant la durée du processus de sélection et jusqu’à 24 mois après, sauf si vous demandez la suppression avant.
• Si l’entreprise ferme son compte, ils sont supprimés avec le reste de ses données, dans les 90 jours.
• Les invitations qui n’ont jamais été ouvertes sont purgées au bout de 12 mois.

Nous préférons le dire avant que quelqu’un ne pose la question.

Saplic publie environ 8 000 offres d’emploi et quelque 2 300 profils d’entreprise qui ont été constitués à partir d’informations publiées dans des sources publiques : des offres d’emploi diffusées par les entreprises elles-mêmes sur des sites web, des portails et des réseaux sociaux en accès libre. Ces entreprises ne se sont pas inscrites sur Saplic et ne nous ont pas remis ces informations directement.

Ce que contient un tel profil

Des données sur l’organisation, pas sur des personnes : nom commercial, secteur d’activité, ville, logo lorsqu’il est public et les offres d’emploi qu’elle a elle-même diffusées. Nous n’incluons pas de données personnelles de ses salariés ni de contacts internes.

Ce que l’entreprise peut faire

• Revendiquer le profil et en prendre le contrôle pour le mettre à jour et publier par elle-même. Chaque profil comporte un lien pour le revendiquer.
• Corriger toute donnée erronée ou obsolète.
• Demander sa suppression, sans avoir à donner d’explications ni à justifier le motif.

Pour l’une ou l’autre de ces trois démarches : écrivez à [email protected] depuis une adresse e-mail du domaine de l’entreprise, en indiquant le nom et le lien du profil. Nous répondons dans les 30 jours ; en pratique, bien avant. Les demandes de suppression sont exécutées sans discussion.

Si vous êtes une personne et que votre nom apparaît dans l’une de ces offres — par exemple comme contact pour les candidatures —, écrivez-nous également et nous le retirons.

Nous ne partageons des données qu’avec les prestataires nécessaires au fonctionnement de la plateforme, et seulement le minimum dont chacun a besoin. Tous sont tenus par contrat de ne les traiter que pour le service qu’ils fournissent.

Nous pouvons également communiquer des données lorsqu’une autorité compétente l’exige au moyen d’une injonction valide. Si cela se produit et que la loi nous autorise à vous en avertir, nous vous en avertissons.

Nous utilisons peu de cookies et aucun à des fins publicitaires. Les voici tous, avec leur nom réel :

Les cookies nécessaires ne peuvent pas être désactivés sans empêcher le site de fonctionner. Vous pouvez bloquer les cookies analytiques depuis les paramètres de votre navigateur ou avec une extension, et le site continue de fonctionner de la même manière.

• Chiffrement en transit : tout le site passe par HTTPS (TLS).
• Mots de passe : ils sont stockés sous forme hachée ; personne chez Saplic ne peut les lire, pas même nous.
• CV : dans un conteneur privé d’Azure Blob Storage, servis uniquement aux utilisateurs authentifiés disposant d’une autorisation sur ce candidat.
• Cloisonnement entre entreprises : chaque requête à la base de données filtre par entreprise. Un compte ne peut pas voir les données d’un autre, ni par erreur ni en manipulant l’URL.
• Accès interne minimal : uniquement le personnel qui en a besoin pour l’exploitation ou l’assistance.
• Journalisation des accès et surveillance des erreurs.

Aucun système n’est infaillible. Si une violation de sécurité mettant vos données en danger venait à se produire, nous vous en informerions et nous en aviserions l’autorité compétente dans les délais fixés par la loi applicable — 72 heures dans le cas du RGPD.

Lorsqu’un délai légal nous oblige à conserver quelque chose, nous le conservons uniquement à cette fin et ne l’utilisons pour aucune autre finalité.

Sur vos données personnelles, vous pouvez exercer, gratuitement, les droits suivants :

• Accès : savoir quelles données nous détenons à votre sujet et ce que nous en faisons.
• Rectification : corriger ce qui est erroné ou incomplet.
• Effacement : demander que nous les supprimions.
• Limitation : demander que nous cessions de les utiliser le temps qu’un différend soit résolu.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Portabilité : recevoir vos données dans un fichier JSON ou CSV, structuré et lisible par machine, pour les emporter où vous voulez.
• Ne pas faire l’objet de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou similaires. Nous le respectons déjà par conception : aucune décision n’est prise sans l’intervention d’une personne.
• Retirer votre consentement lorsqu’il constitue la base du traitement, sans que cela affecte ce qui a été fait auparavant.

Comment les exercer

Écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail de votre compte, ou depuis celle par laquelle vous avez été contacté si vous n’avez pas de compte. Dites-nous ce que vous souhaitez ; aucun formulaire ni aucune formule juridique n’est nécessaire.

Nous répondons dans les 30 jours calendaires. Si la demande est complexe et que nous avons besoin de plus de temps, nous vous le disons dans ces mêmes 30 jours et nous vous expliquons pourquoi. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité avant de remettre des données : c’est pour vous protéger contre quelqu’un qui les demanderait en se faisant passer pour vous.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.

Saplic ne dispose pas encore d’un bouton en libre-service pour supprimer le compte depuis l’espace utilisateur. Nous ne le promettons pas comme s’il existait. Aujourd’hui, la suppression se demande et c’est nous qui l’exécutons, par l’une de ces voies :

1. La page Suppression des données, qui explique la procédure étape par étape.
2. Un e-mail à [email protected] avec l’objet « Suppression des données », depuis l’adresse de votre compte.
3. WhatsApp au +503 2514-0552.

Ce qui est supprimé

Votre nom, votre e-mail, votre téléphone, votre CV, votre profil professionnel, l’historique de vos candidatures, vos alertes, vos messages et les connexions avec Google ou Facebook. Si vous êtes une entreprise : vos offres, vos candidats, les fichiers que vous avez téléversés et les données de votre compte.

Ce qui peut subsister, et pourquoi

Uniquement ce qu’une loi nous oblige à conserver — par exemple les registres de facturation pendant le délai fiscal — et des données agrégées ou anonymisées qui ne permettent plus de vous identifier. Rien de tout cela n’est utilisé pour vous contacter.

Dans quel délai

Dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Nous vous confirmons par e-mail lorsque c’est fait.

Saplic ne s’adresse pas aux mineurs et nous ne créons pas sciemment de comptes pour des personnes n’ayant pas atteint l’âge minimum légal de travail de leur pays.

Si nous détectons — ou si quelqu’un nous signale — qu’un compte appartient à un mineur sans l’autorisation exigée par la loi locale, nous le supprimons avec ses données. Si vous êtes mère, père ou tuteur et que vous pensez que nous détenons des données d’un mineur dont vous avez la charge, écrivez-nous à [email protected] et nous réglons cela immédiatement.

Saplic opère depuis le Salvador et son infrastructure se trouve sur Microsoft Azure. Si vous êtes dans l’Union européenne, au Brésil ou en Afrique du Sud, vos données sont transférées hors de votre pays afin de pouvoir vous fournir le service.

Ces transferts s’appuient sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et conclues avec nos fournisseurs d’infrastructure, ainsi que sur les garanties équivalentes prévues par la LGPD et la POPIA. Nous choisissons des fournisseurs qui offrent ce cadre précisément pour pouvoir opérer dans ces pays.

Si vous souhaitez savoir dans quelle région précise vos données sont hébergées, écrivez-nous et nous vous le dirons.

Cette politique peut changer lorsque le produit ou la loi change. Chaque version porte un numéro et une date, tout en haut.

Si le changement vous affecte de manière significative — une nouvelle finalité, un nouveau destinataire, un traitement qui n’existait pas auparavant —, nous vous en informons par e-mail ou par un avis visible sur la plateforme avant son entrée en vigueur.

Le numéro de version n’est pas décoratif : c’est celui qui est enregistré lorsque quelqu’un accepte cette politique avant de passer une évaluation, afin que l’on puisse savoir ensuite exactement quel texte a été accepté.

Pour toute question relative à la confidentialité, pour exercer vos droits ou pour signaler un problème :

Écrivez-nous en espagnol, en anglais ou en portugais : nous répondons dans la langue dans laquelle vous nous écrivez.