Administrativo/a Polivalente y Secretariado de Dirección — Media jornada (mañanas) — Vigo GoKu Group, grupo empresarial con actividad en ingeniería, tecnología y producción, precisa incorporar un/a Administrativo/a polivalente a tiempo parcial que preste soporte transversal a las empresas del grupo en las áreas comercial, de compras, logística, producción y servicios generales, con funciones adicionales de secretariado y apoyo a dirección. Buscamos una persona organizada, resolutiva y con excelente capacidad de comunicación, que actúe como interfaz entre dirección, los equipos de trabajo y los interlocutores externos del grupo. Funciones principales Área comercial y atención al cliente

• Gestión documental del ciclo de vida de oportunidades, ofertas y proyectos.
• Apertura de ofertas y redacción de su contenido no técnico.
• Envío de ofertas y albaranes de facturación; comunicación habitual con clientes.
• Revisión y validación de pedidos de clientes.
• Elaboración de informes: cuadro de mando comercial, informes de bolsas de horas y revisión de horas quincenales.
• Supervisión de tareas de prospección, contacto y seguimiento de clientes en español e inglés.
• Seguimiento y gestión de licencias de software de clientes. Compras y aprovisionamiento
• Solicitud de ofertas a proveedores y emisión de pedidos de compra.
• Negociación de términos de pago.
• Recepción de materiales, almacenamiento y gestión documental asociada.
• Gestión de subcontratas.
• Registro y obtención de facturas de compra y venta. Logística y producción
• Revisión, embalado, etiquetado y preparación de envíos a clientes.
• Solicitud de transportes, seguimiento de envíos y notificación a clientes.
• Documentación de exportaciones y seguimiento de importaciones, incluida la gestión aduanera cuando resulte necesaria.
• Recepción de paquetería y correspondencia. Secretariado y soporte a dirección
• Coordinación con dirección e interfaz con los equipos de trabajo del grupo.
• Coordinación de reuniones con clientes, proveedores, acreedores y reuniones internas.
• Preparación de salas de reuniones y atención a los asistentes.
• Organización de eventos propios de la empresa.
• Gestión de viajes.
• Redacción de procedimientos operativos. Oficina, instalaciones y servicios generales
• Atención telefónica de centralita y atención presencial en oficina.
• Gestión y atención de las necesidades de las instalaciones, incluido su mantenimiento.
• Gestión documental interna y papelería.
• Gestión de seguros. Soporte laboral y de personal
• Supervisión de las cargas de horas del equipo técnico.
• Gestión de horarios de asistencia, documentación y justificantes de empleados.
• Gestión de EPIs y material entregado a los trabajadores.
• Impresión de nóminas, firma y archivado; gestión de contratos.
• Coordinación de reconocimientos médicos.
• Gestión documental de prevención de riesgos (CAE): documentación de acceso a instalaciones de clientes. Requisitos
• Formación en Administración (FP Gestión Administrativa, Administración y Finanzas o similar).
• Experiencia mínima de 2-3 años en puestos administrativos polivalentes.
• Nivel alto de inglés hablado y escrito, con conversación fluida, para el contacto y seguimiento de clientes internacionales.
• Dominio de Office/Microsoft 365, especialmente Excel.
• Carnet de conducir y vehículo propio: disponibilidad para desplazamientos por necesidades de la empresa.
• Persona organizada, resolutiva, con atención al detalle, discreción y excelente trato personal y telefónico.
• Se valorará: experiencia con ERP (idealmente Odoo), gestión CAE, trámites de exportación/importación. Condiciones
• Contrato temporal a tiempo parcial (media jornada, horario de mañana), de aproximadamente 6-9 meses, con posibilidad de continuidad.
• Puesto presencial en Vigo, con desplazamientos puntuales.
• Puesto polivalente y con proyección, en contacto con todas las áreas de un grupo empresarial en crecimiento.
• Retribución según valía y experiencia. Las personas interesadas pueden inscribirse en la oferta adjuntando su currículum actualizado.

Jornada
Jornada parcial